Les organismes gouvernementaux qui recueillent des renseignements personnels doivent se conformer aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Les dépositaires de renseignements sur la santé qui recueillent des renseignements personnels sur la santé, quant à eux, doivent observer la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

Les organismes gouvernementaux recueillent des renseignements personnels en vue de fournir des services au public. Les particuliers donnent de tels renseignements à leur sujet en remplissant une demande en vue de participer à un programme ou de recevoir des services, comme une carte Santé ou un permis de construire. En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, « nul ne doit recueillir des renseignements personnels pour le compte d’une institution à moins d’y être autorisé expressément par une loi, ou à moins que ces renseignements servent à l’exécution de la loi ou soient nécessaires au bon exercice d’une activité autorisée par la loi ».

Chaque fois qu’ils recueillent des renseignements personnels, les organismes gouvernementaux doivent en informer les personnes concernées. Cet avis devrait préciser le fondement juridique de la collecte, son objet principal et le nom d’une personne à qui s’adresser pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet de la collecte. Pour des précisions sur la façon de donner un avis de collecte, consultez Practices No. 8 - Providing Notice of Collection.

En règle générale, les dépositaires de renseignements sur la santé recueillent des renseignements personnels sur la santé aux fins de la fourniture de soins de santé ou d’une aide à cet égard. Ils peuvent le faire dans différentes circonstances, par exemple, lorsqu’un médecin verse des notes sur un patient dans son dossier médical, ou qu’un laboratoire exécute des tests sur un particulier. Le plus souvent, les dépositaires peuvent recueillir des renseignements personnels sur la santé uniquement si le particulier concerné y consent ou si la LPRPS autorise explicitement cette collecte sans le consentement du particulier. Le consentement à la collecte de renseignements personnels sur la santé peut être exprès ou implicite. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, les dépositaires de renseignements sur la santé doivent recueillir des renseignements personnels sur la santé directement auprès du particulier concerné. La collecte de renseignements personnels sur la santé est autorisée uniquement si aucun autre renseignement en peut être employé, et le dépositaire ne peut recueillir plus de renseignements qu’il n’est nécessaire pour réaliser la fin visée.

Les dépositaires doivent prendre des mesures raisonnables pour informer le public de leurs pratiques relatives aux renseignements et de la façon dont les particuliers peuvent exercer leurs droits aux termes de la LPRPS. Ils peuvent le faire notamment en distribuant des brochures, en installant des affiches ou des avis ou en fournissant des explications de vive voix. Pour des précisions sur la collecte de renseignements personnels sur la santé en vertu de la LPRPS, veuillez consulter le Guide de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.