En vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, sauf dans certaines circonstances, les particuliers ont le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent et que détiennent des organismes gouvernementaux, et d’en demander la rectification. De même, en vertu de la LPRPS, sauf dans certains cas, les particuliers ont le droit d’accéder aux renseignements personnels sur la santé qui les concernent et que détiennent des dépositaires de renseignements sur la santé, et d’en demander la rectification.

Les organismes du gouvernement provincial doivent énumérer leurs banques de renseignements personnels dans le Répertoire des documents, qui peut être consulté en ligne à http://www.accessandprivacy.gov.on.ca/. Ce répertoire décrit les genres de renseignements personnels que détient chaque organisme du gouvernement provincial. Les organismes des administrations municipales disposent de leurs propres répertoires, que l’on peut consulter notamment dans les hôtels de ville, les services de police et les conseils scolaires.

Les organismes gouvernementaux sont encouragés à répondre à des demandes d’accès informelles. Cependant, ils peuvent exiger que le particulier remplisse une formule de demande écrite ou lui écrive une lettre pour lui demander des renseignements personnels en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP. Vous pouvez utiliser à cette fin notre Formule de demande générique. Pour des renseignements sur la façon de répondre aux demandes d’accès à des renseignements personnels en vertu de la LAIPVP et de la LAIMPVP, veuillez consulter Practices No. 9 - Responding to Requests for Personal Information.

Les organismes gouvernementaux peuvent exiger des droits d’accès de 5 $. Des frais supplémentaires pourraient être demandés pour des services comme la photocopie et l’expédition, selon le barème prévu dans le règlement. Cependant, aucuns frais ne s’appliquent au temps consacré à localiser et à préparer des documents contenant des renseignements personnels. Les organismes gouvernementaux disposent d’un délai de 30 jours pour répondre à votre demande, et ils doivent le faire par écrit. S’ils refusent votre demande, ils doivent vous informer de votre droit d’en appeler de cette décision devant le CIPVP, qui exigera des droits d’appel de 10 $. Pour interjeter appel, il faut envoyer une lettre ou la Formule d’appel remplie au registraire du CIPVP à l’adresse indiquée.

Les dépositaires de renseignements sur la santé sont encouragés à répondre à des demandes d’accès informelles. Cependant, ils peuvent exiger que le particulier présente une demande écrite. Les dépositaires peuvent se servir de nos formules génériques Demande d’accès à des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et Demande de rectification de renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

La LPRPS permet aux dépositaires de renseignements sur la santé d’exiger des droits raisonnables pour le recouvrement des coûts aux personnes qui présentent une demande d’accès à des renseignements personnels sur la santé. Les dépositaires disposent de 30 jours pour répondre à une demande d’accès ou de rectification. Si le dépositaire refuse la demande ou n’y répond pas dans ce délai de 30 jours, le particulier peut porter plainte au CIPVP en envoyant une lettre ou une Formule de plainte relative à une demande d’accès ou de rectification au registraire du CIPVP à l’adresse indiquée.