D’après les pratiques équitables en matière de renseignements, les renseignements personnels devraient être conservés uniquement jusqu’à ce que soient accomplies les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Cependant, les renseignements qui sont utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne devraient être conservés assez longtemps pour que cette personne puisse y accéder et interjeter appel de tout refus d’accès éventuel. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires pour accomplir ces fins, ils doivent être détruits, effacés ou anonymisés selon les directives établies.

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) de l’Ontario et leurs règlements d’application contiennent des exigences relatives à la conservation et à l’élimination de renseignements personnels et de documents généraux du gouvernement.

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), les dépositaires de renseignements sur la santé doivent veiller à ce que les dossiers de renseignements personnels sur la santé dont ils ont la garde ou le contrôle soient conservés, transférés et éliminés de manière sécuritaire, et que si des renseignements personnels sur la santé font l’objet d’une demande d’accès, ils les conservent aussi longtemps que nécessaire pour permettre aux particuliers d’épuiser tout recours prévu par la Loi.

Le gouvernement de l’Ontario a élaboré des lignes directrices et des procédures de conservation et d’élimination dans le cadre de son programme de gestion des documents instauré sous l’égide des Archives publiques de l’Ontario.

Les renseignements personnels à éliminer doivent être traités de façon sécuritaire et détruits complètement ou effacés de manière irréversible, afin qu’il soit impossible de les reconstituer sous quelque forme que ce soit.

Liens connexes

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