Répondre aux demandes d’accès à l’information

Les organismes des pouvoirs publics sont tenus d’accorder aux particuliers l’accès à certains documents généraux et aux renseignements personnels qui les concernent, sous réserve d’exceptions limitées.

Les lois confèrent aussi aux particuliers le droit de demander la rectification des renseignements personnels qui les concernent qu’ils ont obtenus à la suite d’une demande d’accès à l’information. Un particulier dont la demande d’accès ou de rectification est refusée peut interjeter appel au CIPVP.

Liste d’organismes

Il est possible de présenter une demande d’accès à l’information aux organismes suivants :

  • les ministères du gouvernement de l’Ontario;
  • la plupart des organismes, conseils, commissions et comités consultatifs du secteur public;
  • les conseils scolaires, collèges et universités;
  • les hôpitaux publics;
  • la police;
  • les municipalités;
  • certains organismes financés par les deniers publics (p. ex., musées, bibliothèques).

Liste complète des organismes du secteur public assujettis aux lois sur l’accès à l’information

 

Types de registres

 Le Répertoire des documents décrit les types de renseignements que détiennent les ministères et organismes provinciaux assujettis par la LAIPVP.

Les administrations municipales ont leurs propres répertoires d’organismes, qui devraient être accessibles notamment à l’hôtel de ville, au service de police et dans les conseils scolaires.

La LAIPVP et la LAIMPVP confèrent aux particuliers le droit de demander l’accès à tout document qui reproduit des renseignements sans égard à leur forme, notamment des lettres, rapports, bandes informatiques, microfilms, bandes magnétoscopiques, enregistrements sonores, documents électroniques ou courriels.

Répondre aux demandes d’accès à l’information

Les organismes des pouvoirs publics peuvent exiger qu’un particulier présente une demande écrite (officielle) d’accès à l’information en remplissant une formule de demande  ou en écrivant une lettre à l’organisme en question pour lui demander l’accès à des documents généraux ou à des renseignements personnels en vertu de la LAIPVP ou de la LAIMPVP.

Toutes les demandes d’accès à l’information n’ont pas à être officielles. Les organismes des pouvoirs publics sont invités à répondre également aux demandes informelles.

Délai de réponse

Les institutions doivent répondre aux demandes d’accès à l’information dans un délai de 30 jours, et elles doivent le faire par écrit.

Exceptions obligatoires et discrétionnaires

La LAIPVP et la LAIMPVP prévoient deux types d’exceptions.

Les exceptions obligatoires obligent la personne responsable de l’institution à refuser de divulguer le document demandé. Elles commencent par : « La personne responsable refuse de divulguer… ».

Les exceptions discrétionnaires permettent à la personne responsable de divulguer un document malgré une exception. Elles commencent par : « La personne responsable peut refuser de divulguer… ».

Un auteur de demande peut interjeter appel de la décision de l’institution par écrit ou en remplissant notre formule d’appel et en la faisant parvenir au registraire du CIPVP à l’adresse indiquée.

Voici des exemples d’exclusions et d’exceptions :

  • documents du conseil exécutif;
  • documents judiciaires;
  • documents contenant certains renseignements sur l’exécution de la loi;
  • documents pouvant nuire à la poursuite de rapports intergouvernementaux;
  • renseignements personnels pouvant porter atteinte à la vie privée d’un particulier;
  • certains documents fournis par un tiers à titre confidentiel;
  • la plupart des documents concernant les relations de travail.

Droits, estimations des droits et suppression des droits

Les institutions sont tenues d’exiger des droits de 5 $ pour chaque demande d’accès à l’information. Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour certains services, tels que les photocopies et l’expédition, conformément au barème établi par règlement.

Aucuns frais ne peuvent être exigés pour le temps requis pour localiser et préparer les documents contenant des renseignements personnels sur l’auteur de la demande.

Les particuliers peuvent être appelés à payer certains frais administratifs associés à leur demande, sous réserve de certaines exceptions limitées.

Les droits ne devraient jamais servir à dissuader ou empêcher les particuliers de demander l’accès à l’information. Les décisions des institutions concernant les droits, les estimations de droits et la suppression de droits peuvent être portées en appel devant le CIPVP.

Estimations des droits

Une estimation des droits est un énoncé détaillé des droits que l’auteur de la demande sera appelé à payer. Elle est requise lorsque les droits sont d’au moins 25,00 $.

Lorsque la somme à payer se situe entre 25 $ et 100 $, l’estimation doit reposer sur le travail réellement effectué par l’institution pour répondre à la demande.

Lorsque la somme à payer est d’au moins 100,00 $, l’estimation peut être fondée sur un examen d’un échantillon représentatif des documents ou les conseils d’une personne qui connaît la nature et le contenu des documents.

Suppression des droits

Chaque fois qu’elle demande des droits, l’institution doit informer l’auteur de la demande que la LAIPVP et la LAIMPVP permettent à la personne responsable de supprimer le paiement d’une partie ou de la totalité de ces droits si elle considère qu’il est juste et équitable de le faire.

Ressources du CIPVP à l’intention des coordonnateurs