Comment l’élève et ses parents peuvent-ils accéder aux renseignements personnels concernant l’élève?

Un élève, ou encore son père, sa mère ou son tuteur, qui souhaite accéder aux renseignements personnels qui le concernent peut en faire la demande de façon informelle, en demandant à l’enseignante de l’enfant un document particulier, par exemple. Si la demande informelle est infructueuse, ou si les documents sont longs et nombreux, il est possible de présenter une demande officielle. Cette demande peut être présentée en vertu de la Loi sur l’éducation, de la LAIMPVP ou de ces deux lois.

 

Demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’éducation
La plupart des élèves et parents demandent des renseignements directement à l’école, soit en présentant une demande informelle, soit en vertu de la Loi sur l’éducation :

  • Le père, la mère, le tuteur ou l’élève peut demander à la direction de l’école d’examiner le DSO de l’élève. Par exemple, il peut demander un rendez-vous pour consulter le DSO au bureau de l’école.
  • Cette demande peut être présentée par écrit ou de vive voix.
  • Aucuns frais ne sont exigés pour consulter le DSO.
  • La Loi sur l’éducation ne prévoit pas de délais ni de processus d’appel pour les demandes d’accès.

 

Demandes d’accès à l’information en vertu de la LAIMPVP
Élèves et parents peuvent également présenter une demande officielle au conseil scolaire en vertu de la LAIMPVP :

  • La demande doit être envoyée par écrit à l’attention du coordonnateur de l’accès à l’information du conseil scolaire. Aux termes de la LAIMPVP, les demandes d’accès à l’information doivent être adressées au conseil scolaire et non à l’école.
  • Les documents demandés doivent être clairement identifiés, et il faut préciser que la demande est présentée en vertu de la LAIMPVP64. Le CIPVP propose une formule facultative qui peut être utilisée à cette fin.
  • Il faut payer des droits de 5 $65.

 

Le conseil scolaire doit produire une lettre de décision dans un délai de 30 jours. Il peut accorder l’accès aux documents, proroger le délai de réponse d’une durée précise ou refuser l’accès à une partie ou à la totalité des documents. Si l’auteur de la demande ne reçoit pas une réponse dans les 30 jours, il peut interjeter appel devant le CIPVP.

Le conseil scolaire peut exiger des droits additionnels pour des documents supplémentaires tels que des photocopies et des imprimés. Ces droits sont énoncés dans un règlement pris en application de la LAIMPVP66. Lorsque les droits imputés sont supérieurs à 25 $, le conseil scolaire doit fournir une estimation à l’auteur de la demande67.

Si le conseil scolaire refuse l’accès, il doit fournir des précisions sur son refus et des renseignements sur la façon d’interjeter appel de la décision devant le CIPVP68.

En vertu de la LAIMPVP et de la Loi sur l’éducation, l’élève et ses parents ont également le droit de demander la rectification du dossier de l’élève s’ils le jugent erroné (voir Rectification des renseignements personnels).