Collecte de renseignements personnels

La LAIMPVP protège la vie privée en prévoyant des règles s’appliquant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels. Dans le présent guide, nous abordons ces trois sujets, en commençant par les règles s’appliquant à la collecte de renseignements personnels par les conseils scolaires.

Quels sont les types de renseignements personnels que recueillent les conseils scolaires?

Les conseils scolaires recueillent des renseignements personnels faisant partie des catégories suivantes :

  • les renseignements qui font partie du dossier scolaire de l’Ontario (DSO);
  • les renseignements qui ne font pas partie du DSO.

Le dossier scolaire de l’Ontario (DSO)

Le DSO rend compte des progrès de l’élève dans le système scolaire de l’Ontario. Tous les conseils scolaires publics et séparés doivent constituer un DSO pour chaque élève. Les autres écoles, notamment les écoles privées et des Premières Nations, peuvent en créer si elles le souhaitent4. Toute école qui constitue un DSO pour ses élèves doit le faire conformément au document Dossier scolaire de l’Ontario – Guide, 2000 du ministère de l’Éducation (le « Guide du DSO »).

Le Guide du DSO énonce les types de documents que doit contenir le DSO de l’élève, notamment :

  • une chemise DSO renfermant des renseignements comme :
    • des données biographiques;
    • les écoles fréquentées;
    • le nom des parents;
    • des renseignements médicaux particuliers;
  • les bulletins scolaires;
  • le Relevé de notes de l’Ontario, le cas échéant;
  • un dossier de documentation contenant des renseignements supplémentaires, comme des ordonnances de garde ou des documents d’éducation de l’enfance en difficulté;
  • une fiche de l’élève contenant des renseignements de base comme son nom, ses coordonnées et les dates d’inscription5;
  • d’autres renseignements que la direction de l’école juge « favorables à l’amélioration de l’enseignement donné à l’élève ».

Les conseils scolaires doivent assurer la confidentialité des dossiers scolaires des des élèves6. Ces dossiers peuvent être divulgués uniquement dans les situations décrites dans la Loi sur l’éducation ou la LAIMPVP. Le DSO suit l’élève qui est transféré dans une autre école élémentaire ou secondaire en Ontario (voir Qu’arrive-t-il au DSO lorsque l’élève change d’école?).

Autres renseignements recueillis par les conseils scolaires

Les conseils scolaires peuvent aussi recueillir d’autres types de renseignements personnels qui ne font pas partie du DSO, notamment :

  • fiches de permission pour participer à des voyages scolaires;
  • listes d’élèves;
  • registres des notes obtenues aux tests et devoirs;
  • photos d’élèves avec leur nom;
  • inscriptions sur le tableau d’honneur;
  • certains documents de discipline progressive.

Les renseignements conservés dans le DSO et ceux qui n’y sont pas conservés peuvent se recouper. Par exemple, les cahiers des présences ne sont généralement pas déposés dans le DSO, mais un sommaire d’assiduité est inclus dans les bulletins scolaires, qui sont versés dans le DSO. Le présent guide distingue les documents contenus dans le DSO de ceux qui ne le sont pas afin d’expliquer les différentes règles juridiques qui s’appliquent particulièrement au DSO.