Protection et conservation des renseignements

Le Guide du DSO établit des périodes minimales de conservation pour les DSO. Les principaux éléments du DSO doivent être conservés pendant 55 ans suivant le départ de l’élève de l’école. Les autres documents, y compris les bulletins scolaires et le dossier de documentation, doivent être conservés pendant cinq ans après son départ.

Il est conseillé aux conseils scolaires de dresser des calendriers de conservation des documents qui ne se trouvent pas dans le DSO. Pour ce faire, ils doivent suivre les règles énoncées dans la LAIMPVP, selon lesquels les renseignements personnels doivent être conservés pendant au moins un an après leur utilisation, ou, si elle est plus courte, pendant la période fixée dans un règlement ou une résolution du conseil scolaire51. Cette exigence ne s’applique pas si l’élève, son père, sa mère ou son tuteur, dans le cas d’un élève de moins de 16 ans, consent à la suppression de ces renseignements avant la fin du délai imparti, ou si les renseignements consistent en des données relatives à un paiement par carte de crédit ou de débit.

Cette période minimale de conservation permet aux particuliers d’exercer leur droit d’accéder aux dossiers qui les concernent et d’en demander la rectification.