Accès et rectification

Accès

Sous réserve de certaines exceptions, la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) accorde aux particuliers le droit d’accéder à leurs renseignements personnels sur la santé qui sont mis sous la garde d’un dépositaire de renseignements sur la santé (un « dépositaire »). En outre, cette loi énonce une procédure formelle pour les demandes d’accès auprès des dépositaires. Ce droit d’accès ne s’applique pas aux types de renseignements suivants :

  • des dossiers qui contiennent des renseignements sur la qualité des soins ;
  • des renseignements personnels sur la santé qui sont essentiels aux programmes de garantie de la qualité ;
  • des données brutes provenant de tests et d’évaluations psychologiques ;
  • des renseignements personnels sur la santé utilisés à des fins de recherche exclusivement; ou
  • des renseignements personnels sur la santé qui sont sous la garde ou le contrôle d’un laboratoire aux fins d’essais demandés par un professionnel de la santé, dans le cas où le particulier a le droit d’accès à ces renseignements personnels détenus par le professionnel de la santé, qui n’a pas ordonné au laboratoire de fournir les renseignements directement au particulier.

Un particulier peut exercer un droit d’accès à un dossier de renseignements personnels sur la santé en faisant une demande d’accès par écrit au dépositaire qui détient de tels renseignements sous sa garde ou son contrôle. La LPRPS ne renferme aucune disposition qui empêche le dépositaire d’accorder à un particulier le droit d’accès aux renseignements le concernant si ce dernier fait oralement une demande d’accès.

JE DISPOSE DE COMBIEN DE TEMPS POUR RÉPONDRE À LA DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ D’UN PARTICULIER ? 

Vous devez répondre le plus tôt possible mais pas plus tard que trente (30) jours suivant la réception d’une demande d’accès.

Des prolongations de temps allant jusqu’à 30 jours civils supplémentaires sont permises s’il s’avère difficile de respecter le délai standard, parce que ce délai perturbera vos activités de manière déraisonnable ou parce qu’il n’est pas raisonnablement possible de faire une réponse, étant donné que vous ne disposerez pas de suffisamment de temps pour faire les consultations nécessaires. Dans de telles situations, vous devez informer par écrit le particulier faisant la demande qu’il y aura une prolongation de temps, en précisant la durée de la prolongation du délai et les motifs de la prolongation.

Vous devez alors rendre le dossier disponible aux fins d’examen ou fournir au particulier une copie du document. Sinon, vous devez donner un avis écrit au particulier faisant la demande d’accès qu’après des recherches raisonnables, le document n’existe pas, qu’il n’ait pas pu être trouvé ou qu’il s’agisse d’un dossier auquel le droit d’accès ne s’applique pas. Si vous êtes autorisé à refuser la demande, en totalité ou en partie, vous devez alors donner un avis écrit en indiquant que la demande d’accès est refusée et en citant les motifs du refus. L’avis doit également indiquer que le demandeur est en droit de déposer une plainte auprès du CIPVP à l’égard du refus. Si le particulier décide de faire une plainte auprès du CIPVP, la plainte doit se faire par écrit.

Lorsque vous ne répondez pas à la demande d’accès dans le délai requis, la demande sera présumée être refusée par vous.

SUIS-JE AUTORISÉ À REFUSER D’ACCORDER L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ D’UN PARTICULIER ? 

En règle générale, les dépositaires doivent fournir aux particuliers l’accès à leurs dossiers de renseignements personnels sur la santé.

Dans des situations bien circonscrites, vous êtes autorisé à refuser la demande d’accès à un dossier de renseignements personnels sur la santé, notamment :

  • lorsque les renseignements en cause sont assujettis à un privilège juridique qui limite la divulgation du dossier ou des renseignements au particulier ;
  • lorsque l’accès auxdits renseignements serait vraisemblablement susceptible de causer un préjudice grave pour le traitement ou le rétablissement du particulier ou des blessures graves au particulier ou à une autre personne ;
  • lorsque les renseignements furent recueillis en cours d’une d’inspection, enquête ou procédure semblable et que les procédures ou processus d’appel qui en résultent n’ont pas encore été conclus ;
  • lorsqu’une autre loi interdit la divulgation de tels renseignements.

Si une exception au droit d’accès s’applique, il faut quand même accorder au particulier un accès à la partie du dossier dont les renseignements peuvent être raisonnablement dissociés de ceux auxquels le particulier n’a pas d’un droit d’accès.

Si un dossier n’est pas principalement consacré aux renseignements personnels sur la santé du particulier qui en demande l’accès, ce particulier a le droit uniquement d’accéder à la partie du dossier qui concerne les renseignements personnels sur la santé du particulier nommé dans le dossier et qui peuvent être raisonnablement séparés du reste du dossier aux fins d’y fournir l’accès.

Si vous refusez la demande d’un particulier de rectifier ses renseignements personnels sur la santé, cette personne est en droit de déposer une plainte écrite auprès du CIPVP et il est possible que le CIPVP statue sur cette plainte.

Y A-T-IL DES FRAIS ASSOCIÉS À UNE DEMANDE D’ACCÈS ?

Vous pouvez prélever des frais dont la somme ne doit pas dépasser des frais raisonnables pour le recouvrement des coûts de fournir l’accès aux dossiers de renseignements personnels sur la santé du particulier. De plus, la LPRPS permet au dépositaire d’accorder une dispense totale ou partielle des frais associés à une demande d’accès. Avant d’exiger des frais, la LPRPS exige que vous fournissiez au préalable une estimation des frais.

Il n’existe pas de règlement qui fixe le montant des frais prélevés pour accorder au particulier l’accès aux dossiers contenant ses renseignements personnels sur la santé. Les dispositions de l’ordonnance HO-009 prévoient que le dépositaire peut imposer des frais de 30 $ pour la photocopie ou l’impression des 20 premières pages d’un dossier et 25 ¢ pour chaque page supplémentaire. Ces frais de 30 $ comprennent le coût d‘autres services dispensés, comme la recherche et l’extraction du document, la révision du contenu durant une période de temps ne dépassant pas 15 minutes et la préparation d”une lettre de réponse pour le particulier.

Pour de plus amples renseignements sur les frais, prière de consulter l’ordonnance HO-009 (disponible en anglais seulement).


Rectification
EST-IL PERMIS AUX PARTICULIERS DE RECTIFIER DES ERREURS OU DES OMISSIONS DANS LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ ? Si un particulier croit que ses renseignements personnels sur la santé sont incomplets ou inexacts aux fins de l’utilisation pour laquelle vous les avez recueillis, avez utilisés ou pourriez utiliser, cette personne peut vous demander d’apporter des rectifications à son dossier. Il incombe au dépositaire d’assurer que les renseignements personnels sur la...