Rectification

EST-IL PERMIS AUX PARTICULIERS DE RECTIFIER DES ERREURS OU DES OMISSIONS DANS LEURS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ ?

Si un particulier croit que ses renseignements personnels sur la santé sont incomplets ou inexacts aux fins de l’utilisation pour laquelle vous les avez recueillis, avez utilisés ou pourriez utiliser, cette personne peut vous demander d’apporter des rectifications à son dossier. Il incombe au dépositaire d’assurer que les renseignements personnels sur la santé sous sa garde sont complets et exacts.

Vous pouvez faire une rectification pour faire suite à une demande orale, mais vous pouvez également exiger que cette demande orale soit confirmée par écrit.

JE DISPOSE DE COMBIEN DE TEMPS POUR RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RECTIFICATION ?  

En votre qualité de dépositaire de renseignements sur la santé, vous devez répondre le plus tôt possible selon les circonstances, mais pas plus tard que trente (30) jours suivant la réception d’une demande de rectification par écrit. Des prolongations de temps allant jusqu’à 30 jours civils supplémentaires sont permises si la formulation d’une réponse dans ce délai de 30 jours perturberait vos activités de manière déraisonnable ou parce qu’il ne serait pas raisonnablement possible de faire une réponse dans ce délai, étant donné que vous ne disposerez pas de suffisamment de temps pour faire les consultations nécessaires. Dans de telles situations, vous devez informer par écrit le particulier faisant la demande qu’il y aura une prolongation de temps, en précisant la durée de la prolongation du délai et les motifs de la prolongation. Lorsque vous n’accédez pas à une demande de rectification dans le délai requis, la demande sera présumée être refusée par vous.

PUIS-JE REFUSER DE RECTIFIER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SUR LA SANTÉ D’UN PARTICULIER ?

Sauf dans des situations bien circonscrites, le dépositaire doit rectifier un dossier de renseignements personnels sur la santé lorsque le particulier démontre à la satisfaction du dépositaire que le dossier est inexact ou incomplet aux fins de l’utilisation prévue par le dépositaire et à condition que le particulier donne au dépositaire les renseignements nécessaires pour effectuer la rectification demandée.

En tant que dépositaire, vous pouvez refuser de rectifier un dossier de renseignements personnels sur la santé non créé à l’origine par vous-même et sur lequel vous ne possédez pas de connaissances suffisantes, ni l’expertise, ni l’autorité pour apporter des rectifications. De plus, vous n’êtes pas tenu de changer une opinion professionnelle ou une observation que vous avez faite de bonne foi à l’égard du particulier qui fait la demande de rectification. Par exemple, si vous êtes médecin et que vous avez établi un diagnostic médical en bonne foi.

Si vous refusez de faire une rectification, vous devez informer le particulier des motifs du refus, de son droit de déposer une plainte auprès du CIPVP au sujet du refus et de son droit de joindre à son dossier une déclaration précisant son désaccord et, enfin, de son droit de demander au dépositaire de déployer tous les efforts raisonnables de divulguer la déclaration de désaccord à toute personne à qui le dépositaire aurait pu divulguer les renseignements sauf si la rectification (si accordée) ne pouvait raisonnablement pas avoir un effet sur la prestation des soins de santé ou d’autres avantages sociaux pour le particulier concerné.

Pour de plus amples renseignements, prière de consulter la Feuille-info intitulée « Les renseignements personnels sur votre santé : vos droits en matière d’accès et de rectification ».

Si vous refusez la demande d’un particulier de rectifier ses renseignements personnels sur la santé, cette personne est en droit de déposer une plainte écrite auprès du CIPVP et il est possible que le CIPVP statue sur cette plainte. 

COMMENT PUIS-JE RECTIFIER UN DOSSIER ?

Lorsque vous accédez à une demande de rectification, vous devez consigner la rectification et biffer l’information inexacte d’une manière qui n’efface pas le dossier. S’il n’est pas possible de biffer l’information inexacte, vous devez alors identifier l’information comme étant inexacte, la prélever du dossier et la conserver séparément du dossier, tout en établissant un lien dans le dossier qui permettra à une autre personne de tracer l’information inexacte. S’il n’est pas possible de consigner l’information exacte dans le dossier, vous devez vous assurer d’avoir en place un système fiable pour informer toute autre personne qui accédera par la suite au dossier que l’information dans le dossier est inexacte puis diriger cette personne vers l’information exacte.

Lorsque vous accédez à une demande de rectification, vous devez également notifier le particulier qui a fait la demande de rectification de la manière que vous avez effectué la rectification et, et à la demande du particulier, donner un avis écrit de la rectification demandée, dans la mesure du possible et du raisonnable, aux personnes à qui vous avez divulgué l’information que vous venez de rectifier, sauf si la rectification ne peut raisonnablement pas avoir un effet sur la prestation des soins de santé ou d’autres avantages sociaux pour le particulier concerné.

QU’ADVIENT-IL SI JE TRAVAILLE POUR UN NON-DÉPOSITAIRE QUI EST PROTÉGÉ PAR LES LOIS SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE SECTEUR PUBLIC, TEL QU’UN CONSEIL SCOLAIRE OU UNE MUNICIPALITÉ ? 

Les dispositions de la LPRPS à l’égard de l’accès et de la rectification des renseignements personnels sur la santé ne s’appliquent pas aux dossiers sous la garde ou le contrôle d’un professionnel de la santé employé par ou agissant pour le compte d’une institution assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et qui n’est pas un dépositaire de renseignements sur la santé, si le particulier a le droit de demander accès au dossier en vertu de l’une ou l’autre de ces lois. Dans un tel cas, le particulier présenterait une demande d’accès aux termes de la LAIPVP ou de la LAIMPVP. À titre d’exemple, si le particulier désire accéder à des renseignements personnels sur la santé recueillis par un psychologue à l’emploi d’un conseil scolaire, il devrait présenter sa demande de renseignements au conseil scolaire, conformément aux dispositions de la LAIMPVP, au lieu d’adresser sa demande directement au psychologue.

Si vous êtes un dépositaire qui travaille pour un non-dépositaire qui n’est pas protégé par les lois LAIPVP ou LAIMPVP, par exemple, une organisation du secteur privé, les dispositions de la LPRPS s’appliqueraient. Dans un tel cas, le particulier devrait vous présenter directement sa demande d’accès aux termes de la LPRPS.