Comment présente-t-on une demande d’accès?

Vous pouvez répondre aux demandes d’accès orales ou informelles, mais pour que s’appliquent les règles procédurales de la partie X concernant l’accès, la demande doit être faite par écrit98. La LSEJF n’oblige pas les particuliers à utiliser un formulaire précis ou à présenter leur demande d’une manière particulière. Même si vous préférez que l’on vous présente une demande d’accès au moyen d’un formulaire désigné, vous devez répondre aux demandes qui vous parviennent sous une autre forme, par exemple, dans un courriel.

De plus, la personne qui demande l’accès à un dossier n’a pas à préciser que sa demande s’appuie sur la partie X de la LSEJF. Cependant, il pourrait être utile de clarifier ce facteur auprès de l’auteur de la demande dans certains cas, notamment lorsque plus d’une loi sur la protection de la vie privée et l’accès à l’information pourrait s’appliquer.

Une demande d’accès doit être suffisamment détaillée pour vous permettre d’identifier et de localiser le dossier moyennant un effort raisonnable. Si la demande n’est pas assez détaillée, vous devez proposer d’aider l’auteur de la demande à clarifier sa demande99. Vous devez le faire dès réception d’une demande insuffisamment détaillée. Votre délai de réponse de 30 jours commence à courir dès que la demande est assez détaillée.

 

Une ancienne cliente vous demande par courriel une copie de l’ensemble de son dossier. Elle donne son prénom et son nom de famille, mais aucun autre renseignement identificatoire. Vous constatez que dans votre système de gestion des cas, trois personnes portent ce nom. Vous ne pouvez donc déterminer le dossier qui concerne l’auteure de la demande.

 

Vous aidez l’auteure de la demande à clarifier sa demande en lui écrivant, le lendemain, que vous avez besoin de renseignements supplémentaires, comme sa date de naissance, pour localiser le dossier. Une semaine plus tard, vous recevez une réponse contenant les renseignements demandés. À ce moment-là, la demande d’accès est considérée comme ayant été présentée, et vous avez 30 jours pour y répondre.

 

 

98. LSEJF, par. 312 (5) et art. 313. Un particulier qui présente une demande verbale ou informelle peut se voir accorder l’accès uniquement à un dossier de renseignements personnels auquel il a le droit d’avoir accès (c.-à-d. si la loi n’interdit pas que les renseignements en question soient divulgués).
99. Consultez le site Web du CIPVP sur des directives sur l’aide à offrir pour clarifier les demandes d’accès.