Accorder l’accès

Accorder l’accès consiste à donner à la personne qui demande l’accès à un dossier la possibilité de l’examiner et, à sa demande, lui en remettre une copie. Il ne suffit pas de lui fournir un résumé de son contenu.

Dans la mesure du possible, vous devez expliquer l’objet et la nature du dossier ainsi que les termes, codes et abréviations employés, le cas échéant.

Vous ne pouvez pas exiger de droits pour accorder l’accès à un dossier104. Cette règle s’applique à toutes les activités associées au traitement d’une demande d’accès. Par exemple, vous ne pouvez exiger de droits à l’auteur de la demande pour le dépôt de la demande, les photocopies, l’affranchissement ou le temps que le personnel consacre au traitement de la demande.

Avant d’accorder l’accès, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer de l’identité de l’auteur de la demande105. Par exemple, vous pourriez lui demander de signer un formulaire de confirmation ou de vous présenter une pièce d’identité officielle.

 

104. Le par. 314 (10) de la LSEJF prévoit que l’on ne peut exiger de droits pour accorder l’accès, sauf dans les circonstances prescrites. Rien n’ayant été prescrit aux termes de cette disposition, il n’y a aucune circonstance où des droits pourraient être exigés.
105. LSEJF, par. 314 (9).