Exactitude et consignation

Pour toute divulgation de renseignements personnels, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, compte tenu des fins de la divulgation, ou encore vous pouvez énoncer clairement au destinataire de la divulgation les limites, s’il y en a, concernant l’exactitude, l’intégralité ou la mise à jour des renseignements56.

 

Une famille auprès de laquelle vous avez travaillé il y a cinq ans vous demande d’acheminer ses dossiers à son nouveau fournisseur de services.

Avant d’envoyer les dossiers, vous y ajoutez une note indiquant qu’ils ne sont pas à jour, en précisant la date de leur dernière mise à jour.

 

Le fournisseur de services devrait consigner les divulgations de renseignements personnels. Par exemple, si vous croyez qu’il est raisonnablement nécessaire de divulguer des renseignements sans consentement pour réduire un risque de préjudice grave, vous devriez consigner les renseignements que vous avez divulgués, quand vous les avez divulgués et à qui, ainsi que les motifs de cette divulgation57.

 

56. LSEJF, par. 306 (2).
57. Soulignons que le par. 306 (3) de la LSEJF oblige le fournisseur de services à consigner de la manière prescrite toutes les divulgations faites en vertu des dispositions prescrites. Cependant, aucune disposition ni manière n’a encore été prescrite. De plus, la consignation des divulgations représente une pratique exemplaire, étant donné vos obligations en cas de demande de rectification aux termes de l’al. 315 (11) c) de la LSEJF.