Utilisation de renseignements personnels

La partie X régit la façon dont vous pouvez utiliser les renseignements personnels que vous avez recueillis pour les besoins de la prestation d’un service.

La notion d’« utilisation » n’est pas définie dans la partie X. En règle générale, utiliser des renseignements personnels signifie les consulter ou les traiter d’une manière qui n’entraîne pas leur divulgation. Par exemple, lorsqu’une travailleuse sociale se prépare à une réunion avec une famille en examinant les notes au dossier de son équipe prises lors d’une réunion précédente, elle « utilise » les renseignements contenus dans ces notes.

Lorsque vous utilisez des renseignements personnels, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce que ces renseignements soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire, compte tenu des fins auxquelles vous les utilisez35. Pour déterminer le degré d’exactitude nécessaire, vous devez faire preuve de jugement. Par exemple, les renseignements personnels utilisés pour la prestation de certains services pourraient, dans certains cas, devoir revêtir un degré d’exactitude plus élevé que les renseignements utilisés uniquement à des fins administratives.

Un fournisseur de services peut utiliser des renseignements avec le consentement du particulier (pourvu qu’au mieux de la connaissance du fournisseur, cette utilisation soit nécessaire à une fin légitime)36. Il peut aussi utiliser des renseignements personnels sans consentement dans certaines situations.

En tant que fournisseur de services, vous pouvez utiliser des renseignements personnels sans consentement aux fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis ou produits. Vous pouvez également les utiliser pour toutes les fonctions raisonnablement nécessaires à la réalisation de ces fins,  y compris la fourniture de renseignements à un dirigeant, employé ou mandataire de votre organisation ou à un expert-conseil dont elle a retenu les services.

 

Un foyer de groupe demande à tous les membres du personnel qui arrivent pour leur quart de travail d’examiner le journal rédigé par leurs collègues du quart précédent. Ce journal vise à améliorer la continuité entre les quarts de travail et à mettre le personnel au courant de tout aspect important.

Les membres du personnel qui arrivent au travail et examinent le journal « utilisent » les renseignements qu’il contient. Cette utilisation est nécessaire pour assurer la continuité des services; cette continuité représente la fin à laquelle le journal est tenu.

 

Dans certains cas, un particulier pourrait vous demander de ne pas utiliser les renseignements le concernant37. Par exemple, un père de famille peut consentir à ce que ses renseignements soient utilisés pour la prestation d’un seul service, mais à aucune autre fin. Le fournisseur de services doit respecter cette consigne, sauf dans certaines situations38. Ainsi :

  • Malgré la consigne explicite d’un particulier à l’effet contraire, vous pouvez tout de même utiliser les renseignements s’ils sont raisonnablement nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne ou un groupe de personnes.
  • Si vous êtes une société d’aide à l’enfance, vous pouvez aussi utiliser ces renseignements s’ils sont raisonnablement nécessaires pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant39.

Vous pouvez aussi utiliser des renseignements personnels sans consentement aux fins suivantes40 :

  • une fin autorisée ou exigée par la loi;
  • la planification, la gestion ou la prestation des services que vous fournissez ou financez (y compris l’affectation de ressources à leur égard, leur évaluation ou la surveillance et la prévention des fraudes);
  • des activités de gestion des risques et des erreurs ou d’assurance de la qualité;
  • la sollicitation du consentement du particulier (dans ce cas, vous devez utiliser uniquement son nom et ses coordonnées);
  • l’élimination ou l’anonymisation des renseignements;
  • l’exercice d’activités de recherche par le fournisseur de services, sous réserve de certaines exigences41;
  • une instance poursuivie ou éventuelle à laquelle le fournisseur de services est partie ou témoin, ou à laquelle il s’attend à l’être, si les renseignements concernent une question en litige dans l’instance;
  • si le fournisseur de services a des motifs raisonnables de croire que l’utilisation est raisonnablement nécessaire pour évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice grave à une personne ou un groupe de personnes.

En résumé, si vous recueillez des renseignements personnels en vue de fournir un service, vous devez utiliser ces renseignements uniquement à cette fin ou à l’une des autres fins énoncées à la partie X, ou encore avec le consentement du particulier. Toute autre utilisation des renseignements n’est pas autorisée et est contraire à la LSEJF.

Un exemple d’utilisation non autorisée est la consultation non autorisée de renseignements. Les employés qui lisent des dossiers pour des raisons étrangères à l’exercice de leurs fonctions, par curiosité ou pour en tirer un avantage financier, utilisent les renseignements d’une manière qui est interdite par la partie X42.

 

Un employé fait une recherche dans le système de gestion des cas du fournisseur de services et remarque un nom qu’il connaît dans un dossier de prise en charge. Bien qu’il n’ait pas besoin de ce dossier pour son travail, l’employé est curieux et lit le dossier pour confirmer qu’il s’agit bien d’un de ses voisins.

Il s’agit là d’une utilisation non autorisée des renseignements personnels concernant le voisin, qui est interdite aux termes de la partie X.

 

35. LSEJF, par. 306 (1).
36. LSEJF, art. 286.
37. Une consigne expresse peut être donnée lorsque les renseignements ont été recueillis avec le consentement du particulier ou aux termes de l’alinéa 288 (2) a) de la LSEJF.
38. LSEJF, par. 291 (2).
39. LSEJF, sous-al. 291 (2) a) (i). Une société d’aide à l’enfance peut aussi utiliser les renseignements à une « fin prescrite » liée à l’exercice de ses fonctions. Cependant, aucune fin n’a encore été prescrite.
40. Voir la LSEJF, art. 291.
41. Le règlement pris en application de la partie X énonce de nombreuses exigences relatives à l’utilisation de renseignements à des fins de recherche; par exemple, il faut faire approuver le plan de recherche par une commission d’éthique de la recherche. Le présent guide ne traite pas en détail de ces exigences. Pour en savoir davantage, voir l’article 5 du Règlement 191/18 pris en application de la LSEJF.
42. Pour des conseils sur la façon de déceler et de prévenir la consultation non autorisée de renseignements, consultez le site Web du CIPVP.