a) Que sont les renseignements personnels?

La partie X s’applique aux renseignements personnels, c’est-à-dire aux « renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié »10. Elle ne s’applique pas aux dossiers qui ne contiennent pas de renseignements personnels, notamment aux dossiers sur le financement des immobilisations, les politiques organisationnelles ou les contrats de construction.

Les renseignements personnels qui ont trait à un particulier qui peut être identifié :

  • ont trait aux aspects personnels de la vie d’un particulier;
  • permettent d’identifier le particulier (seuls ou lorsqu’ils sont combinés à d’autres renseignements).

Mentionnons comme exemples le nom d’une personne combiné à d’autres renseignements à son sujet, comme son adresse, son sexe, son âge, sa scolarité ou ses antécédents médicaux. Cette liste n’est pas exhaustive; de nombreux autres types de renseignements pourraient être considérés comme étant des renseignements personnels. Un dossier peut contenir des renseignements personnels s’il permet d’identifier le particulier en question, même si le nom de ce dernier n’est pas indiqué.

Les renseignements personnels peuvent être consignés sous n’importe quelle forme; il peut s’agir notamment :

  • de dossiers papier; p. ex., des notes écrites versées au dossier;
  • de dossiers électroniques, tels que ceux contenus dans un système d’information sur les clients;
  • de photos et de vidéos, y compris celles captées par des caméras de sécurité.

Lorsqu’un fournisseur de services recueille des renseignements, la définition de « renseignements personnels » comprend également les renseignements qui ne sont pas consignés. Cela signifie que le fournisseur de services qui recueille des renseignements personnels doit suivre les règles de la partie X même s’il les recueille verbalement, par exemple, lors d’un appel téléphonique ou d’une entrevue de prise en charge11.

Qu’un dossier ait été créé avant ou après l’entrée en vigueur de la partie X n’a pas d’importance. Même si les renseignements personnels d’un particulier ont été consignés il y a de longues années, ce particulier a le droit d’accéder à son dossier, que vous devez protéger contre toute atteinte à la vie privée12.

 

10.  La LSEJF définit « renseignements personnels » comme ayant le même sens que dans la LAIPVP [LSEJF, par. 2 (1)]. Le terme « renseignements personnels » est défini au par. 2 (1) de la LAIPVP de même qu’au par. 38 (1) de cette loi (dans le contexte de la collecte de renseignements personnels).
11. LSEJF, par. 2 (1); LAIPVP, par. 38 (1).
12. LSEJF, par. 285 (6). Soulignons que les droits et obligations énoncés à la partie X n’ont pas d’effet rétroactif. Par exemple, un particulier n’a pas le droit, aux termes de la partie X, de porter plainte au CIPVP au sujet d’une demande d’accès déposée avant l’entrée en vigueur de cette partie.