Processus de traitement des plaintes de la LPRPS

Le CIPVP traite quatre types de dossiers aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

 

Dossiers de plainte sur l’accès et la correction

Nous recevons et réglons les plaintes de particuliers à qui on a refusé l’accès à leur dossier de renseignements personnels sur la santé ou à leur demande de correction dudit dossier.

 

Dossiers de plaintes relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation

Nous recevons et nous réglons les plaintes d’infractions adressées à la LPRPS, notamment la divulgation non autorisée des renseignements personnels sur la santé.

 

Atteintes à la vie privée rapportées par un dépositaire

Nous menons des enquêtes sur les atteintes à la protection de la vie privée rapportées par les dépositaires de renseignements personnels sur la santé afin de remédier à l’atteinte ou d’en limiter les effets et en vue de prévenir de tels cas ultérieurs.

 

Dossiers ouverts par le CIPVP

Le CIPVP est investi de l’autorité d’ouvrir sa propre investigation d’infractions potentielles de la LPRPS. À titre d’exemple, le CIPVP peut amorcer une enquête s’il prend connaissance d’une atteinte à la vie privée potentielle telle que la découverte de dossiers médicaux abandonnés, même si nous en prenons connaissance d’une autre partie non touchée. De même, on mène des enquêtes lors des cas d’infractions systémiques de la LPRPS ou à grande échelle lorsqu’il n’est pas pratique de traiter chaque plainte individuellement.

Le processus d’enquête du CIPVP en vertu de la LPRPS comprend trois étapes :

 

ÉTAPE DE LA PRISE EN CHARGE

Lors de l’étape de la prise en charge :

  • Nous nous occupons de recueillir les données clés et de les clarifier ;
  • Nous examinons le dossier afin de nous assurer qu’il relève de la compétence du CIPVP et afin de déterminer qu’il a des chances raisonnables de réussir ;
  • Nous essayons de résoudre la plainte rapidement et de manière informelle ;
  • Nous essayons de redresser les infractions d’atteinte à la vie privée rapportées par le dépositaire et les dossiers ouverts par le dépositaire, si nous sommes satisfaits de la réponse à ladite atteinte.

Suite à l’étape de la prise en charge, un dossier passe à l‘étape d’enquête et de médiation ou bien on le ferme. Si le dossier est clos, le CIPVP expédie une lettre aux parties pour expliquer le motif de sa décision. Cette lettre n’est pas publiée.

Dans certains cas, les dossiers urgents sont réglés (avec une décision) à l’étape de la prise en charge ou sont soumis directement à l’étape d’arbitrage.

 

ÉTAPE D’ENQUÊTE ET DE MÉDIATION

Si le CIPVP reçoit une plainte, on nomme un médiateur pour faciliter la résolution des questions en litige. Si le CIPVP ouvre sa propre enquête ou reçoit un rapport d’atteinte à la vie privée de la part d’un dépositaire de renseignements personnels sur la santé, un enquêteur détermine si le CIPVP est satisfait avec la réponse par rapport à l’infraction. Dans les deux cas, l’enquêteur/médiateur recueillit les faits pertinents si le dossier est renvoyé à l’arbitrage.

À la fin de l’étape d’enquête/de médiation, un dossier peut suivre l’une des étapes suivantes :

  • une décision est adoptée de façon consensuelle et les termes de la résolution sont confirmées auprès des parties par voie d’une lettre qui n’est pas publiée par le CIPVP ;
  • le dossier est renvoyé à l’arbitrage, accompagné d’un rapport qui établit les faits et les enjeux en cause  ; ou
  • dans le cas des dossiers ouverts par le CIPVP ou des atteintes à la vie privée rapportées par le dépositaire, le dossier est clôturé si le CIPVP est satisfait avec la réponse du dépositaire. Le CIPVP publie la décision mais généralement n’identifie pas les parties concernées.

 

ÉTAPE D’ARBITRAGE

À ce stade, le CIPVP s’occupe de trancher les questions en litige.

Au cours de l’étape d’arbitrage :

  1. L’arbitre décide s’il existe des motifs raisonnables d’ouvrir un examen aux termes de la LPRPS. Dans la négative, il ferme le dossier et prépare une décision qui sera publiée par le CIPVP (mais généralement sans identifier les parties).

 

  1. S’il existe des motifs raisonnables d’ouvrir un examen, l’arbitre publie un Avis d’examen afin de solliciter des présentations ou interventions à l’égard des faits et questions en litige. Après examen de cette information et tout autre fait supplémentaire, l’arbitre décide d’émettre ou non un avis. Le CIPVP publie la décision de l’arbitre et normalement il identifie le dépositaire ainsi que toute autre personne qui était partie à l’examen, mais généralement il n’identifie pas les plaignants ou d’autres individus dont les renseignements personnels sur la santé faisaient l’objet de l’examen.

 

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