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Avis au public et aux institutions

Afin de protéger la santé de son personnel et de contribuer à freiner la propagation du virus de la COVID-19 dans la collectivité, le CIPVP a fermé son bureau.

La plupart de nos services de tribunal administratif seront suspendus pendant la fermeture du bureau, mais nous continuons de fournir des services limités au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille.

Nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Nous continuerons de mettre à jour nos questions fréquentes à mesure que la situation évolue. Vous pouvez également nous joindre par courriel à info@ipc.on.ca.

Si vous avez présenté une demande de renseignements généraux ou de renseignements personnels à une organisation du secteur public, attendez-vous à des retards. En raison de l’éclosion de COVID-19, de nombreux employés du secteur public travaillent à distance et ne seront peut-être pas en mesure de localiser les documents demandés avant leur retour au bureau.

Conseils sur le travail à domicile

Nous comprenons que nous sommes dans une situation exceptionnelle. Les mesures de sécurité et de protection de la vie privée doivent être raisonnables compte tenu des besoins ponctuels et urgents à combler.

De nombreuses organisations s’efforcent de gérer la perturbation de leurs services tout en continuant de fournir des services essentiels, surtout dans les secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille.

Voici quelques conseils sur le traitement des renseignements personnels quand vous travaillez à domicile :

Appareils mobiles

  • Protégez votre appareil au moyen d’un mot de passe
  • Verrouillez votre appareil après usage
  • Si vous utilisez un appareil de stockage portable, comme une clé USB ou un disque dur, veillez si possible à le chiffrer et à le protéger au moyen d’un mot de passe
  • Tenez vos logiciels à jour

Courriels

  • Si possible, utilisez votre compte de courriel professionnel au lieu de votre compte personnel pour les courriels professionnels contenant des renseignements personnels
  • Avant d’envoyer un courriel, vérifiez le destinataire, particulièrement si ce courriel contient des renseignements personnels

Documents et dossiers sur papier

  • Retirez des documents contenant des renseignements personnels de votre bureau uniquement si vous en avez besoin dans l’exercice de vos fonctions
  • Conservez sous clé tout document sur papier après usage; ne laissez pas de dossiers dans votre voiture

Questions fréquentes

Quand le CIPVP rouvrira-t-il ses portes?

Nous continuerons d’évaluer la situation et nous afficherons les dernières nouvelles sur ce site et sur Twitter à @IPCinfoprivacy.

Quels sont les services essentiels que le CIPVP fournira pendant cette période?

La plupart de nos services de tribunal administratif seront suspendus pendant la fermeture du bureau, mais nous continuons de fournir des services limités au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille.

Nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pendant cette période, les institutions seront-elles tenues de répondre aux demandes d’accès à l’information ou de rectification de renseignements?

MIS À JOUR LE 25 MARS – On s’attend toujours à ce que les lois ontariennes sur l’accès à l’information soient respectées; cependant, il s’agit d’une situation exceptionnelle, et nous sommes conscients du fait que de nombreuses organisations ne seront pas en mesure de respecter le délai de réponse de 30 jours. Nous en tiendrons compte au moment de trancher les appels concernant les avis réputés donnés du refus.

Qu’arrivera-t-il de mon appel?

Le gouvernement de l’Ontario a suspendu, par décret daté du 16 mars aux termes de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence, les délais concernant les plaintes ou appels déposés devant le CIPVP qui sont prévus dans les lois sur l’accès à l’information, la loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et la loi sur les services à l’enfance et à la famille de l’Ontario.

Pendant la fermeture du bureau, la plupart des services de tribunal administratif seront suspendus.

Ces mesures sont prises sous réserve de toute règle supplémentaire que le gouvernement de l’Ontario pourrait imposer entre-temps et au moment de la levée de la suspension.

Notre priorité est d’assurer la sécurité du public et de tout le personnel du CIPVP pendant l’éclosion de la COVID-19. Dès que cette situation d’urgence sera passée, nous mettrons tout en œuvre pour reprendre rapidement nos activités.

Que dois-je faire si on porte atteinte à ma vie privée? Le CIPVP acceptera-t-il les plaintes?

Quiconque souhaite porter plainte au CIPVP devrait le faire au moyen de nos formules de plainte en ligne. Nous mettrons tout en œuvre pour nous occuper rapidement des affaires urgentes, mais il est possible que nous ne puissions traiter votre plainte avant la réouverture du bureau. Nous vous remercions de votre patience en cette période difficile.

Puis-je toujours consulter le CIPVP ou lui adresser des questions sur des aspects concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée dans mon organisation?

La plupart de nos services de tribunal administratif seront suspendus pendant la fermeture du bureau, mais nous continuons de fournir des services limités au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille.

Nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Nous continuerons de mettre à jour nos questions fréquentes à mesure que la situation évolue. Vous pouvez également nous joindre par courriel à info@ipc.on.ca.

Comment pourrai-je me conformer à l’obligation de signaler les atteintes à la vie privée au CIPVP?

Les institutions, dépositaires de renseignements sur la santé et fournisseurs de services à l’enfance et à la famille doivent continuer de signaler les atteintes à la vie privée survenues dans leur organisation au moyen de la formule en ligne de déclaration d’atteinte à la vie privée. Nous mettrons tout en œuvre pour nous occuper rapidement des affaires urgentes, mais il est possible que nous ne puissions traiter votre déclaration avant la réouverture du bureau. Nous vous remercions de votre patience en cette période difficile.

Je vous envoie un document important par la poste. Le recevrez-vous?

Non; nous conserverons tous les envois mais nous ne les ouvrirons pas avant la réouverture du bureau. De plus, si vous avez envoyé quelque chose par la poste le 9 mars 2020 ou après ou par messager le 11 mars 2020 ou après, il est possible que nous ne l’ayons pas encore reçu, et votre envoi ne sera pas ouvert non plus. Si cette communication était urgente, vous pouvez nous écrire à info@ipc.on.ca.

Comment puis-je communiquer avec le CIPVP pendant la fermeture?

La plupart de nos services de tribunal administratif seront suspendus pendant la fermeture du bureau, mais nous continuons de fournir des services limités au public, aux organisations du secteur public et aux secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille et nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Les membres du public peuvent communiquer avec nous par courriel à info@ipc.on.ca. Nous mettrons tout en œuvre pour nous occuper rapidement des affaires urgentes, mais il est possible que nous ne puissions donner suite à votre courriel avant la réouverture du bureau.

Les organisations doivent-elles dire aux membres de leur personnel qui travaillent à la maison d’éviter d’accéder à des renseignements personnels concernant les patients ou clients ou de recueillir de tels renseignements? Les ordinateurs domestiques ne sont pas toujours aussi sécuritaires que les appareils de bureau, qui sont reliés à un réseau sécurisé.

Nous comprenons que nous sommes dans une situation exceptionnelle. Les mesures de sécurité et de protection de la vie privée doivent être raisonnables compte tenu des besoins ponctuels et urgents à combler.

De nombreuses organisations s’efforcent de gérer la perturbation de leurs services tout en continuant de fournir des services essentiels, surtout dans les secteurs de la santé et des services à l’enfance et à la famille.

Si vous jugez, dans votre organisation, que les membres de votre personnel (ou des mandataires travaillant en votre nom) devraient être autorisés à traiter des renseignements personnels à la maison afin de fournir des services essentiels de manière efficace et efficiente, vous devriez leur permettre de le faire. Montrez-leur comment accomplir leurs tâches en assurant une protection optimale de la vie privée, compte tenu des réalités de la situation actuelle.

Dans une situation d’urgence en matière de santé publique, il est également compréhensible que les professionnels, surtout dans les secteurs de la santé et de la protection de l’enfance, doivent envoyer ou recevoir des renseignements par téléphone, textos, courriel ou autres services de messagerie. Les indications qui précèdent s’appliquent donc, lors de cette situation d’urgence, à l’utilisation de technologies que l’on n’emploie pas normalement dans un contexte professionnel.

Nous demeurons à la disposition des organisations du secteur public pour des consultations et discussions concernant l’accès à l’information et la protection de la vie privée.